Datenschutzerklärung
Datenschutz und Datenminimierung sind uns wichtig. Wir setzen bewusst möglichst wenige Systeme ein und verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb unserer Angebote, die Bearbeitung Ihrer Anfrage oder die Durchführung eines Vertrags erforderlich ist.
1. Geltungsbereich
Diese zentrale Datenschutzerklärung gilt für die folgenden Websites, Anwendungen und Angebote der FemSolutions LLC:
- femsolutions.eu
- immoassistenz.eu – ImmoAssistenz
- bestandscockpit.immo und app.bestandscockpit.immo – BestandsCockpit
- routing.femsolutions.eu – ImmoDokumentenRouting
- crm.femsolutions.eu – Kontakt-, Kunden- und Supportbereich, soweit öffentlich zugänglich oder von Ihnen genutzt
Soweit ein einzelnes Angebot zusätzliche Verarbeitungen nutzt, werden diese in den produktbezogenen Abschnitten dieser Erklärung erläutert.
2. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
- FemSolutions LLC
- 7901 4TH ST N STE 300
- St. Petersburg, FL 33702
- USA
- E-Mail: kontakt@femsolutions.eu
- Telefon: +49 1514 1447745
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt, da nach der aktuellen Bewertung keine gesetzliche Bestellpflicht besteht. Diese Bewertung wird bei Änderungen der Verarbeitungstätigkeiten erneut geprüft.
3. Grundsätze und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, etwa für nicht erforderliche Cookies oder Newsletter;
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung eines Vertrags;
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten;
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: zur Wahrung berechtigter Interessen, etwa für einen sicheren und wirtschaftlichen Betrieb, die Bearbeitung allgemeiner Kommunikation sowie die Abwehr von Missbrauch und Rechtsansprüchen.
Wenn wir Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeiten, handelt der jeweilige Kunde als Verantwortlicher und FemSolutions LLC als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Einzelheiten werden in einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geregelt.
4. Websites, Hosting und Protokolldaten
4.1 Lovable und Cloudflare
Unsere öffentlichen Websites werden mit der Plattform Lovable erstellt und technisch bereitgestellt. Für Auslieferung, Schutz und Performance kann Cloudflare eingesetzt werden. Beim Aufruf einer Seite werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer-URL, Browser- und Geräteinformationen sowie Status- und Fehlerdaten.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und nutzerfreundlichen Bereitstellung unserer Websites. Anbieterinformationen: Datenschutz bei Lovable, DPA von Lovable und Datenschutz bei Cloudflare.
4.2 Lokale Schriftarten
Die auf unseren Seiten eingesetzte Schriftart Poppins wird lokal eingebunden. Beim Laden der Schrift findet daher keine Verbindung zu Google Fonts statt.
4.3 CRM-Hosting bei FastComet
Unsere selbst betriebene Perfex-CRM-Installation unter crm.femsolutions.eu wird bei FastComet gehostet. FastComet verarbeitet dabei technische Protokoll- und Hostingdaten in unserem Auftrag. Weitere Informationen: Datenschutz bei FastComet und Datenverarbeitungsvereinbarung von FastComet.
6. Kontaktformulare, Anfragen und unser CRM
6.1 Direkte Übermittlung in das selbst betriebene CRM
Wenn Sie ein eingebettetes Kontaktformular nutzen, werden Ihre Angaben direkt an unsere selbst betriebene Perfex-CRM-Installation übertragen und dort als Anfrage beziehungsweise Interessentenvorgang gespeichert. Ein zusätzlicher externer Formularanbieter ist für dieses Formular nicht zwischengeschaltet.
Verarbeitet werden die von Ihnen eingegebenen Daten. Je nach Formular sind Name und E-Mail-Adresse Pflichtangaben; Unternehmen, Postleitzahl, Ort, ungefähre Anzahl der Einheiten, Nachricht und Anhänge sind freiwillig. Zusätzlich können technisch erforderliche Verbindungsdaten anfallen. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und gegebenenfalls zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur geordneten Bearbeitung und Dokumentation nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Da das Formular als Inhalt von crm.femsolutions.eu eingebettet wird, baut Ihr Browser beim Laden eine Verbindung zu unserem CRM-Server und dessen Hostinganbieter FastComet auf. Dabei werden insbesondere IP-Adresse, Browserdaten, Zeitpunkt und aufgerufene Ressource verarbeitet.
6.2 Datei-Uploads
Wenn Sie freiwillig eine Datei hochladen, verarbeiten wir deren Inhalt ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder zur vereinbarten Leistung. Bitte übermitteln Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, sofern dies nicht ausdrücklich erforderlich und vorab abgestimmt ist.
7. E-Mail, Telefon und Messenger
7.1 E-Mail und Telefon
Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, den Inhalt der Kommunikation und gegebenenfalls damit verbundene Vertragsdaten. Unsere E-Mail-Postfächer werden über IONOS bereitgestellt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogener Kommunikation, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen: Datenschutz bei IONOS.
7.2 WhatsApp
Wenn Sie uns freiwillig über WhatsApp kontaktieren, verarbeitet WhatsApp Kommunikations- und Metadaten nach eigenen Bedingungen. Nutzen Sie für vertrauliche Inhalte bitte E-Mail oder einen vereinbarten sicheren Übermittlungsweg. Rechtsgrundlage unserer Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anliegen, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen: Datenschutz bei WhatsApp.
8. Terminbuchung und Videokonferenzen
8.1 Cal.com
Für die freiwillige Online-Terminbuchung verlinken wir auf Cal.com. Beim Aufruf und bei der Buchung verarbeitet Cal.com insbesondere Kontakt-, Termin-, Zeitzonen- und technische Nutzungsdaten. Rechtsgrundlage unserer Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: Datenschutz bei Cal.com.
8.2 Zoom und Microsoft Teams
Für Onlinebesprechungen können wir Zoom oder Microsoft Teams einsetzen. Dabei werden je nach Nutzung Name, E-Mail-Adresse, Termin- und Verbindungsdaten sowie die von Ihnen übermittelten Audio-, Video-, Chat- und Bildschirmfreigabeinhalte verarbeitet. Eine Aufzeichnung erfolgt nur nach vorheriger ausdrücklicher Information und, soweit erforderlich, Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Gesprächen, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen: Datenschutz bei Zoom und Datenschutz bei Microsoft.
9. ImmoAssistenz
Im Rahmen unserer Leistungen im Objekt- und Mietmanagement verarbeiten wir die zur Anfrage, Angebotserstellung, Vertragsdurchführung, Kommunikation, Organisation und Dokumentation erforderlichen Daten. Dazu können Stammdaten, Kontaktdaten, Objekt- und Einheitendaten, Vertrags- und Vorgangsdaten, Korrespondenz sowie Dokumente gehören.
Soweit uns Kunden Daten von Mietern, Mietinteressenten, Dienstleistern oder anderen betroffenen Personen zur Bearbeitung überlassen, verarbeiten wir diese regelmäßig im Auftrag des Kunden auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Für eigene Vertrags-, Abrechnungs- und Verwaltungszwecke ist FemSolutions LLC selbst Verantwortlicher.
10. BestandsCockpit
10.1 Benutzerkonten und Anwendung
Für die Nutzung von BestandsCockpit verarbeiten wir insbesondere Kontaktdaten, Anmeldedaten, Workspace-Zuordnungen, Rollen und Berechtigungen, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Protokolldaten sowie Supportkommunikation. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und zur Sicherheit und Administration nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
10.2 Daten innerhalb eines Kunden-Workspaces
Je nach Nutzung können Kunden in BestandsCockpit Objekt-, Einheiten-, Mieter-, Mietinteressenten-, Bewerber-, Dienstleister-, Dokumenten-, Aufgaben-, Schadens-, Kommunikations- und Prozessdaten speichern. Für diese vom Kunden eingestellten operativen Daten ist regelmäßig der jeweilige Kunde Verantwortlicher; FemSolutions LLC verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
10.3 Öffentliche Formulare
BestandsCockpit kann öffentliche Vermieter-, Bewerbungs-, Schadens- oder Kontaktformulare bereitstellen. Welche Daten erhoben werden, bestimmt der jeweilige Kunde als Verantwortlicher. Die Angaben werden dem zugehörigen Workspace zugeordnet und in dessen Auftrag verarbeitet. Pflichtangaben sind im jeweiligen Formular gekennzeichnet.
10.4 Supabase
Für Authentifizierung, Datenbank- und Backendfunktionen nutzen wir Supabase. Supabase verarbeitet die hierfür erforderlichen Daten in unserem Auftrag. Weitere Informationen: Datenschutz bei Supabase und DPA von Supabase.
Wir treffen im Rahmen von BestandsCockpit keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung und betreiben kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO.
11. ImmoDokumentenRouting
ImmoDokumentenRouting ist ein System zur strukturierten Verarbeitung und Ablage von Immobilienunterlagen in der vom Kunden gewählten lokalen oder synchronisierten Arbeitsumgebung. Die Inhalte der dort verarbeiteten Dokumente werden nicht automatisch an FemSolutions LLC übertragen.
Wir verarbeiten im Zusammenhang mit ImmoDokumentenRouting insbesondere Daten aus Anfragen, Kauf und Bereitstellung, Newsletteranmeldungen, Lizenz- beziehungsweise Vertragsverwaltung und Support. Übermittelt ein Kunde im Support freiwillig Dateien oder Auszüge, verarbeiten wir diese ausschließlich zur Bearbeitung des konkreten Supportfalls. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
12. Kauf, Zahlung, Rechnungen und Newsletter
12.1 Tentary
Direkt buchbare Angebote, insbesondere BestandsCockpit und ImmoDokumentenRouting, können über Tentary verkauft und bereitgestellt werden. Tentary unterstützt dabei Checkout, Bestellungen, wiederkehrende Zahlungen, Rechnungen, digitale Auslieferung und kundenbezogene Kommunikation. FemSolutions LLC bleibt Verkäuferin im eigenen Namen und auf eigene Rechnung; Tentary ist nicht Merchant of Record.
Verarbeitet werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungs- und Bestelldaten, Produkt, Preis, Zahlungsstatus, Transaktions- und technische Daten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; handels- und steuerrechtlich erforderliche Daten verarbeiten wir zusätzlich nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Weitere Informationen: Informationen von Tentary.
12.2 Stripe und SEPA-Überweisung
Für Zahlungen im Tentary-Checkout kann Stripe eingesetzt werden. Stripe verarbeitet die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Zahlungs-, Transaktions-, Geräte- und Betrugspräventionsdaten in eigener beziehungsweise geteilter Verantwortlichkeit nach seinen Bedingungen. Weitere Informationen: Datenschutz bei Stripe.
Bei einer Zahlung per SEPA-Banküberweisung verarbeiten wir insbesondere Kontoinhaber, IBAN, Zahlungsbetrag, Verwendungszweck und Buchungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.
12.3 Newsletter für BestandsCockpit und ImmoDokumentenRouting
Für Newsletter zu BestandsCockpit und ImmoDokumentenRouting nutzen wir die E-Mail-Funktion von Tentary. Die Anmeldung wird im Double-Opt-in-Verfahren bestätigt. Dabei verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt sowie technische Nachweisdaten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie können die Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder durch Nachricht an kontakt@femsolutions.eu mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.
13. Externe Links und soziale Netzwerke
Unsere Seiten können einfache Links zu externen Angeboten, insbesondere Facebook, Instagram und Pinterest, enthalten. Solange Sie einen solchen Link nicht anklicken, werden allein durch den Link keine Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen. Nach dem Anklicken gilt die Datenschutzerklärung des externen Anbieters. Wir binden derzeit keine Social-Media-Feeds oder Social Plugins ein, die bereits beim Seitenaufruf Daten übertragen.
14. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten erhalten nur diejenigen internen Stellen und externen Dienstleister, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Dazu können – abhängig vom genutzten Angebot – insbesondere Hosting- und Infrastrukturunternehmen, E-Mail- und Kommunikationsanbieter, CRM-Hosting, Termin- und Videokonferenzanbieter, Zahlungs- und Verkaufsdienstleister sowie technische Supportdienstleister gehören.
Mit weisungsgebundenen Dienstleistern schließen wir, soweit erforderlich, Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Weitergabe an andere Empfänger erfolgt nur, wenn sie zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht, Sie eingewilligt haben oder ein überwiegendes berechtigtes Interesse besteht.
15. Datenübermittlungen in Drittländer
FemSolutions LLC hat ihren Sitz in den USA. Zudem können einzelne Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO greift, stützen wir Übermittlungen insbesondere auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und prüfen erforderliche ergänzende Schutzmaßnahmen. Soweit ein Empfänger wirksam nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist und die konkrete Verarbeitung hiervon erfasst wird, kann die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss gestützt werden.
16. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Maßgeblich sind insbesondere Vertragsdauer, Bearbeitungsstand, Verjährungsfristen sowie handels- und steuerrechtliche Pflichten.
- Unverbindliche Anfragen werden regelmäßig gelöscht, wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist und keine weitere Geschäftsbeziehung entsteht, sofern keine Nachweis- oder Verjährungsinteressen entgegenstehen.
- Vertrags-, Rechnungs- und Buchungsunterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
- Newsletterdaten werden bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert; Nachweisdaten können anschließend für die Dauer möglicher Rechtsansprüche gesperrt aufbewahrt werden.
- Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr erforderlich ist.
- Daten in Kunden-Workspaces werden nach Vertragsende entsprechend der vertraglich vereinbarten Lösch- und Rückgaberegeln behandelt.
17. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
- Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
- Löschung nach Art. 17 DSGVO,
- Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
- Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
- Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 21 DSGVO,
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an kontakt@femsolutions.eu. Wenn wir Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeiten, leiten wir Ihr Anliegen gegebenenfalls an den verantwortlichen Kunden weiter.
Sie haben außerdem nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können sich insbesondere an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.
18. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung per TLS, rollenbasierte Zugriffsrechte, begrenzte Berechtigungen, Sicherungs- und Aktualisierungsprozesse sowie die Auswahl geeigneter Dienstleister. Ein absoluter Schutz kann bei internetbasierter Datenübertragung nicht garantiert werden.
19. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Angebote, eingesetzten Systeme oder rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils unter https://femsolutions.eu/datenschutz veröffentlichte Fassung.